少了联络号码
很有时候,不管你在电邮里解释N遍,对方仍旧看不懂时,直接用电话沟通是不是更有效呢?偏偏有些人不知道在玩什么神秘,打死不肯将联络号码列名在signature里。如果因纯粹懒惰而不想每次输入联络号码,那请利用设定功能将联络详情自动加入signature。这样一来对你省时,对其他人更是一种方便。提醒,如果你是将电邮自动转发到私人信箱,请别忘了“顺便”update。

CC全村人
对企业机构来说,电邮的好处在于(万一)出了什么差错,有白纸黑字证明。但是,如果总是将大事小事都“Reply to All”,cc整村人其实很讨人厌。因为你的“顺手”,很可能浪费了那些跟事件根本没关联者的宝贵时间,实在要不得。

主题不明确
每天要面对那么多封电邮,通常都必须依赖主题字眼搜寻那些已“石沉大海”的电邮。所以,电邮的主题用字特别重要。简单明确地将相关内容写在主题内,总比笼统的主题来得更恰当。很多人都认为主题越笼统,那就代表这封电邮越不重要,很容易让人直接跳过。

凡事都紧急
当看到标明红色紧急惊叹号注明的电邮,很多人会优先查看。但是请别滥用!如果你每次寄出的电邮都是两星期后才需要处理的“紧急”事件,那绝对会变成“狼来了”的下场。即使你是紧张大师,也必须学会如何分辨事情的轻重缓急。

太多附件
照片或图像的确能说明许多事情,但是每个人的电邮信箱容量有限。如果每次都附上档案超过1MB的文件,那很快就被列入黑名单。下次只要看到你传来的信件,对方都会直接删除,以免塞爆信箱。如果真有必要传送图像,请考虑使用wetransfer及dropbox等文件分享网页,确保远离黑名单。