ChatGPT还能帮你做这些？认识Work模式，把办公琐事交给AI

忙了一整天，待办清单却没划掉几项：早上找资料，中午回邮件，下午忙着把几个文件里的数字搬进简报，真正想推进的计划，只好继续往后排。在人手有限的小团队里，这种情况尤其熟悉。同一个人常常要兼顾客户、行政和宣传，许多时间就这样花在零碎却不能不做的事情上。ChatGPT Work值得认识的地方，正是它能接手其中一部分准备和整理工作，让手上的事情更快进入可以讨论、修改和执行的阶段。

ChatGPT Work是什么？和一般聊天有什么不同？

ChatGPT Work是ChatGPT里用于处理具体任务的工作模式。日常聊天适合提问、讨论点子、润色短文；切换到Work后，可以把目标、参考资料和需要的成果交给它，例如根据几份文件制作简报、分析销售数据，或整理一份附有来源的研究报告。过程中，你能查看进度、补充要求，也能调整方向，最后检查它完成的成果。（欲知更多详情，请查询官网介绍）

这也改变了我们交代工作的方式。筹备一场新品活动时，可以直接说明：“请根据这份产品资料和预算，准备一份供团队讨论的活动提案，包含流程、宣传安排和费用估算，缺少的资料请列出来。”任务有了明确用途，AI也比较容易把内容整理到合适的深度。你接下来要做的，就是判断提案是否符合品牌、预算是否合理，以及哪些细节需要再确认。

做简报、整理报表，能帮小团队省下哪些步骤？

对中小企业而言，值得先尝试的是每周、每月都要重复处理的资料工作。Work支持制作和修改文件、电子表格与简报，并可通过预览和批注继续调整内容。需要修改时，可以指出某一页、某张图表或某个段落，再说明希望怎样改，不必把整份要求重新说一遍。（欲知更多详情，请查询文件功能说明）

以一家小型零售店为例，店主可以提供销售和库存表，请它比较不同商品的表现，整理畅销品、销售下滑的品项和需要进一步检查的库存情况，再制作一份开会用的简报。经营工作室的人，则可以把服务介绍、收费资料和过去的提案交给它，准备新客户的提案初稿。这些是可尝试的应用情境；实际能分析到什么程度，仍取决于资料是否完整。涉及金额和结论时，也要核对原始数据。

插件是什么？可以连接平时用的工作软件吗？

工作资料往往散落在邮件、云端硬盘和团队聊天里。插件（Plugins）的作用，就是为ChatGPT增加工具或特定工作能力，其中一些能连接外部服务。例如Gmail插件可协助处理邮件，Google Drive插件可用于处理云端文件，Slack插件则可整理频道讨论或拟写回复。插件也可用于受支持的一般聊天，并非Work独有。（欲知更多详情，请查询插件功能说明）

使用时，打开插件页面，选择需要的插件，再按提示连接账号和授权。之后便可以在对话中提出任务，也可输入“@”选择指定插件。比如，请它找出某个项目的相关邮件，结合日历整理会前资料，列出客户关注的问题、待确认事项和讨论重点。对于没有专人准备会议资料的小团队，这类整合尤其值得尝试；能读取哪些内容和执行哪些操作，则取决于插件本身及授权范围。（欲知更多详情，请查询插件使用示例）

不想打字，可以直接开口交代工作吗？

有时脑里的想法已经很清楚，偏偏一坐下来打字，又要花时间组织句子。ChatGPT桌面应用中的语音功能，可以用来讨论想法、发起任务、询问进度，或在工作进行中补充要求。例如正在准备促销计划时，可以边说边调整：“活动改成两周，预算压到$500，宣传以现有顾客为主。”语音对话支持追问和中途打断，让沟通更接近平时交代工作的节奏。（欲知更多详情，请查询语音功能说明）

每次都要重复交代格式？可以保存常用做法吗？

“标题再短一点”“请沿用上次的栏目”“缺少资料就标出来”——同一类工作做得多了，最烦的往往是反复说明同样的要求。技能（Skills）可以保存处理任务时要遵循的指示、参考资料和范例，方便之后重复使用。将一份结果修改到满意后，可以请ChatGPT把这套做法保存成技能，下次再套用到新的资料上。（欲知更多详情，请查询技能使用说明)

例如，小品牌可以保存产品介绍的写法，包括语气、篇幅、必备资料和价格格式；负责行政的人可以保存会议摘要的结构，固定列出决定、负责人和截止日期。对经常身兼数职的人而言，先花一点时间把常用格式调好，之后便少一些来回修改，也比较容易维持内容的一致性。

固定要做的整理工作，可以让它定时处理吗？

每周一准备会议资料、每周五整理项目进度，这些有固定时间和格式的工作，可以尝试设为定时任务。较顺手的做法是先在对话中完成一次，确认结果符合需要，再告诉ChatGPT之后什么时候重复执行。已建立的任务可在定时任务页面查看、修改、暂停或删除。(欲知更多详情，请查询定时任务说明）

例如，连接相关邮件和日历服务后，可以请它每个工作日上午整理当天会议的背景资料，并附上来源链接，方便开会前快速浏览。依赖电脑本地文件的任务，需要电脑和应用保持运行；只需使用已连接工具的任务，则可按可用选项在网页或云端执行。设定后记得检查首次运行的结果，确认它找到的是正确资料。

ChatGPT里真的可以养宠物？

是的，工作画面里也能有一只虚拟宠物。它是可选择的动画伙伴，在桌面应用中还能浮在其他窗口上方，用状态显示任务正在进行、等待你回应，或已经完成。忙着处理其他事情时，便多了一个查看工作进度的入口。

桌面版可以在设置中的宠物选项挑选角色，支持自定义宠物；网页版则可在账号已开放此功能时，前往“设置→个性化→宠物”选择。网页版宠物会出现在受支持的Work对话里，和桌面版的悬浮显示、任务状态托盘并不相同。选哪只宠物不会改变AI完成工作的能力，但看着喜欢的小角色陪自己上班，确实多了一点趣味。（欲知更多详情，请查询宠物功能说明）

第一次使用，应该从哪件工作开始？

挑一件每周都要做、资料齐全，而且你知道怎样判断好坏的工作，会比较容易看出Work是否帮得上忙。可以是把销售表整理成周报，也可以是把活动资料做成简报。交代时说清楚用途、对象、篇幅和必须保留的内容，再用实际结果调整要求。

对中小企业来说，试用的价值也可以从这些小地方衡量：搜集资料少花了多少时间，初稿需要修改几轮，团队是否更快进入讨论。找到一两项真正顺手的用法，再慢慢扩展到其他工作，比一次安排太多任务更容易掌握。

注：功能开放情况、使用额度和操作界面可能因订阅方案、地区、应用版本及企业设置而异，请以账号实际显示为准。文中应用情境为使用建议。

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